Chính sách quyền riêng tư

Chính sách này giải thích cách CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SANHI (Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH SX TMDV SANHI, Mã số thuế: 0317400046) phối hợp cùng đơn vị phát triển phần mềm KB TRADING SERVICE COMPANY LIMITED (“SANHI”, “KBTech”, “chúng tôi”) xử lý và bảo vệ thông tin khi anh/chị sử dụng hệ thống SANHI ERP, ứng dụng SanHi Chat Box (tích hợp Facebook Messenger / Meta Business) và ứng dụng di động SANHI ERP. Chính sách áp dụng cho dữ liệu tài khoản ứng dụng, dữ liệu khách hàng nhắn tin qua Fanpage Facebook và dữ liệu nghiệp vụ được lưu trong hệ thống SANHI.

1. Thông tin được xử lý

Thông tin phụ thuộc vào tính năng được tổ chức bật và cách anh/chị sử dụng SANHI ERP. Có thể gồm:

• Tài khoản: mã người dùng, tên đăng nhập, họ tên, vai trò, quyền truy cập và thông tin cần thiết để duy trì phiên đăng nhập.
• Thông tin doanh nghiệp và liên hệ: tên cá nhân hoặc tổ chức, chức vụ, số điện thoại, email, mã số thuế, địa chỉ công ty/giao hàng và thông tin liên hệ trong hồ sơ CRM.
• Dữ liệu nghiệp vụ: yêu cầu, báo giá, sản phẩm, đơn hàng, lịch sử mua hàng, sản xuất, kho, giao nhận, công nợ, thanh toán và ghi chú.
• Nội dung người dùng cung cấp: tin nhắn, ghi chú, hình ảnh và tệp đính kèm liên quan đến nghiệp vụ, chẳng hạn ảnh sản phẩm, chứng từ hoặc biên lai.
• Dữ liệu kỹ thuật: cookie cần thiết cho phiên làm việc, thời điểm truy cập, địa chỉ IP và thông tin trình duyệt/thiết bị có thể được ghi trong nhật ký máy chủ tùy cấu hình vận hành.

2. Dữ liệu và cách xử lý khi chấm công trên Android

Khi anh/chị chủ động chọn VÀO CA hoặc TAN CA và đồng ý tiếp tục, SANHI mở camera để anh/chị xem trước và tự bấm chụp một ảnh xác minh. Ứng dụng Android gọi hộp thoại sinh trắc học của hệ điều hành. Mẫu khuôn mặt hoặc vân tay được Android xử lý trên thiết bị; SANHI không nhận mẫu sinh trắc học, mà chỉ nhận kết quả xác thực thành công/thất bại.

Sau xác thực trên thiết bị, ứng dụng lấy vị trí chính xác hiện tại và tên mạng Wi-Fi cùng địa chỉ BSSID của điểm truy cập. Những dữ liệu này được gửi qua HTTPS tới máy chủ SANHI để so khớp với địa điểm chấm công do tổ chức cấu hình. Nếu chấm công thành công, hệ thống lưu tài khoản, họ tên, thời điểm, loại vào/ra, tọa độ, tên Wi-Fi, BSSID, trạng thái xác thực, ảnh và địa điểm đã khớp trong hồ sơ chấm công. Ảnh được lưu trong vùng lưu trữ ảnh chấm công của máy chủ. Camera chỉ được mở trong quy trình người dùng chủ động bắt đầu; ứng dụng không dùng vị trí nền để theo dõi liên tục.

Ảnh, vị trí và thông tin Wi-Fi chỉ được dùng để xác minh và lưu hồ sơ chấm công, không dùng cho quảng cáo. Người dùng được tổ chức cấp quyền có thể xem các hồ sơ phù hợp với vai trò của họ.

3. Mục đích sử dụng

Chúng tôi xử lý thông tin để:

• xác thực tài khoản, áp dụng quyền truy cập và cung cấp chức năng ERP;
• quản lý CRM, khách hàng, báo giá, đơn hàng, sản xuất, kho, giao nhận, hồ sơ chấm công và tài liệu liên quan;
• lưu và hiển thị nội dung, hình ảnh, tài liệu trong phạm vi quyền hạn;
• cung cấp tính năng AI tùy chọn khi tổ chức bật và người dùng sử dụng, chẳng hạn phân tích yêu cầu hoặc trích xuất thông tin từ ảnh biên lai;
• kết nối dịch vụ nhắn tin, thanh toán/QR hoặc tra cứu doanh nghiệp theo cấu hình của tổ chức;
• vận hành, bảo vệ, khắc phục sự cố và cải thiện dịch vụ; và
• thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, pháp luật hoặc yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền.

4. Chia sẻ và nhà cung cấp dịch vụ

Thông tin được chia sẻ trong phạm vi cần thiết cho các bên sau, tùy chức năng và cấu hình được sử dụng:

• Tổ chức sử dụng SANHI: quản trị viên, nhân viên và người dùng được cấp quyền có thể truy cập dữ liệu theo vai trò. Dữ liệu chấm công được lưu cho tổ chức sử dụng dịch vụ.
• Nhà cung cấp hạ tầng: đơn vị lưu trữ, cơ sở dữ liệu, mạng phân phối nội dung và dịch vụ kỹ thuật xử lý dữ liệu thay mặt SANHI để vận hành hệ thống.
• Google Gemini API: nội dung liên quan đến yêu cầu/hội thoại hoặc ảnh biên lai có thể được gửi để phân tích khi tính năng AI tương ứng được bật và sử dụng.
• Meta/Facebook và Zalo: dữ liệu tin nhắn, thông tin tài khoản kênh hoặc tệp liên quan có thể được trao đổi khi tổ chức kết nối các kênh này.
• VietQR và 200LAB: mã số thuế có thể được gửi để tra cứu doanh nghiệp; thông tin cần thiết tạo ảnh mã QR thanh toán có thể được gửi tới VietQR.
• payOS: thông tin cần cho yêu cầu thanh toán giao hàng, chẳng hạn mã yêu cầu, số tiền và nội dung thanh toán, có thể được gửi khi tổ chức cấu hình và dùng chức năng này.
• Google Fonts và cdnjs (Cloudflare): một số màn hình tải phông chữ hoặc thư viện từ các dịch vụ này; nhà cung cấp có thể nhận địa chỉ IP và thông tin trình duyệt của yêu cầu kết nối.
• Cơ quan có thẩm quyền: khi pháp luật yêu cầu hoặc cần thiết để bảo vệ quyền, an toàn và tính toàn vẹn của dịch vụ.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Nhà cung cấp xử lý dữ liệu thay mặt SANHI chỉ được phép dùng dữ liệu để cung cấp chức năng liên quan và phải bảo vệ dữ liệu phù hợp. Việc xử lý tại dịch vụ tích hợp cũng chịu điều khoản và chính sách riêng của nhà cung cấp đó. Anh/chị có thể hỏi quản trị viên về các tích hợp đang được tổ chức bật.

5. Lưu trữ và yêu cầu xóa

Dữ liệu nghiệp vụ được lưu trên hệ thống SANHI để phục vụ tổ chức và nghĩa vụ pháp luật. Hồ sơ chấm công và ảnh hiện không có thời hạn tự động hết hạn hoặc cơ chế tự xóa trong ứng dụng; tổ chức/quản trị viên có thể tiếp tục lưu các hồ sơ này đến khi xử lý theo quy trình của tổ chức. Thời hạn lưu cụ thể phụ thuộc vào loại hồ sơ, thỏa thuận dịch vụ, cấu hình và nghĩa vụ pháp luật. Bản sao lưu có thể còn tồn tại theo chu kỳ vận hành.

Để yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, đóng tài khoản hoặc xử lý/xóa dữ liệu, anh/chị có thể liên hệ quản trị viên SANHI của tổ chức hoặc gửi email tới info@kbtech.vn. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính hoặc phối hợp với tổ chức đã cấp tài khoản. Yêu cầu sẽ được xử lý theo quyền và nghĩa vụ áp dụng; dữ liệu cần lưu vì lý do nghiệp vụ, hợp đồng hoặc pháp luật có thể được giữ lại trong phạm vi cần thiết. Gỡ ứng dụng khỏi thiết bị không tự động xóa dữ liệu trên máy chủ SANHI hay hệ thống của tổ chức.

6. Bảo mật và nơi xử lý

Chúng tôi áp dụng biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp với dịch vụ, bao gồm kiểm soát tài khoản và quyền truy cập theo vai trò, đồng thời truyền dữ liệu chấm công tới máy chủ qua HTTPS. Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ điện tử nào bảo đảm an toàn tuyệt đối.

Tùy nhà cung cấp và tính năng được bật, dữ liệu có thể được xử lý tại Việt Nam hoặc quốc gia khác nơi nhà cung cấp hoạt động, theo pháp luật áp dụng và điều khoản dịch vụ liên quan.

7. Trẻ em

SANHI ERP là dịch vụ nghiệp vụ dành cho tổ chức và người dùng được tổ chức cấp tài khoản; dịch vụ không được thiết kế để hướng tới trẻ em.

8. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách khi tính năng, cách xử lý dữ liệu hoặc yêu cầu pháp luật thay đổi. Bản mới sẽ được đăng tại trang này cùng ngày cập nhật. Nếu pháp luật yêu cầu, chúng tôi sẽ thông báo hoặc xin ý kiến người dùng trước khi áp dụng thay đổi tương ứng.

9. Liên hệ & Xác minh Doanh nghiệp (Meta Business / Google Play)

Gửi câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân/Facebook (User Data Deletion) tới: